OG pentru modificarea și completarea Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă

Joi, 24 august 2023, Ministerul Afacerilor Interne a lansat în dezbatere publică proiectul ordonanței Guvernului pentru modificarea și completarea Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă.

În prezent, domeniul stării civile este reglementat de Legea nr.119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare. Adaptarea domeniului incident în acord cu relațiile sociale și evoluția tehnologiei se arată a fi necesară astfel încât serviciul public de referință să corespundă nevoilor identificate la nivelul cetățenilor, beneficiari ai serviciului.

Operaționalizarea Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă (S.I.I.E.A.S.C.), proiect aflat în implementare, presupune armonizarea normelor metodologice incidente acestui domeniu cu noile fluxuri informatizate de lucru și cu procesele interne ale instituțiilor implicate. În concret, pentru atingerea obiectivelor urmărite prin noul sistem și instituirea posibilității de întocmire a actelor de stare civilă în format electronic, dar și a celorlalte facilități, este necesară elaborarea unor norme care să reglementeze competențele și activitățile ce se realizează în cadrul S.I.I.E.A.S.C.. Astfel, pentru eficientizarea activităților specifice conferite de lege privind coordonarea și controlul metodologic exercitat de Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor, precum și de către serviciile publice comunitare judeţene de evidenţă a persoanelor, respectiv D.G.E.P.M.B. în
domeniul stării civile, este necesară desemnarea personalului abilitat din cadrul acestor instituții, ca ofițer de stare civilă, precum și stabilirea atribuţiilor exprese în competenţa lor.
În concret, reglementările propuse vizează următoarele:

-prorogarea termenului de la care se asigură, la nivel național, infrastructura informatică necesară operaționalizării SIIEASC, de la 24 septembrie 2023 la 24 septembrie 2024; astfel sunt create premisele cadrului legal necesar operaționalizării proiectului S.I.I.E.A.S.C., cu impact asupra soluționării cu celeritate a cererilor cetățenilor români și străini ale căror acte și fapte de stare civilă sunt înregistrate în România; În prezent, proiectul S.I.I.E.A.S.C. este în etapa de verificare a sistemului astfel încât, prorogarea termenului este necesară pentru deschiderea proiectului pilot și instruirea ofițerilor de stare civilă de la nivelul întregii țări, în sistem de train the trainer;

-reglementarea modului de constituire în format electronic a Registrului de stare civilă exemplarul II în cazul actelor de stare civilă întocmite pe suport hârtie începând cu 1 ianuarie 1921 până la data operaționalizării S.I.I.E.A.S.C.; Menționăm că, în cadrul proiectului S.I.I.E.A.S.C., registrele de stare civilă exemplarul II aflate în păstrare la serviciile publice comunitare județene de evidență a persoanelor au fost digitizate începând cu actele întocmite din data de 1 ianuarie 1921;

-stabilirea procedurii de înregistrare a actelor şi faptelor de satre civilă atunci când, din cauza unor disfuncționalități tehnice, nu este posibilă completarea actelor în sistem informatic;

-atribuirea calității de ofițer de stare civilă personalului cu atribuții de stare civilă din cadrul D.G.E.P.M.B. și serviciilor publice comunitare judeţene de evidenţă a persoanelor (în prezent, această categorie de personal este inclusă în rândul ofiţerilor de stare civilă cu atribuţii restrânse) în scopul înlăturării eventualelor sincope în actualizarea/utilizarea S.I.I.E.A.S.C.;

-stabilirea faptului că ofiţerii de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare judeţene de evidenţă a persoanelor/D.G.E.P.M.B. întocmesc acte de stare civilă și înscriu mențiuni în registrele de stare civilă pentru asigurarea continuității activității de stare civilă la nivelul serviciilor publice comunitare locale de evidență a persoanelor și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale unde nu sunt constituite astfel de servicii; – stabilirea modalității în care, începând cu data operaționalizării S.I.I.E.A.S.C., se îndreaptă erorile constatate în actele de stare civilă și în mențiunile înscrise în cadrul procedurii de verificare și validare a acestora; se are în vedere crearea posibilității îndreptării erorilor atunci când ofițerul de stare civilă constată, în procesul de emitere a unui document, erori materiale după generarea documentului electronic și până la intrarea acestuia în circuitul civil. Procesul de verificare și validare a actelor de stare civilă presupune identificarea actelor, completarea tuturor datelor din imaginea scanată a actelor existente în arhiva electronică, inclusiv a mențiunilor înscrise pe marginea actelor, confruntarea acestora cu datele din exemplarul I al actelor de stare civilă corespondente și semnarea electronică de către ofițerul de stare civilă care are în păstrare Registrul de stare civilă exemplarul I;

-acordarea posibilității titularilor de a solicita/obține datele înscrise în actele de stare civilă, precum și fotocopii ale înscrisurilor care au stat la baza întocmirii actelor de stare civilă și înscrierii mențiunilor pe baza acestora, nu doar prin persoane împuternicite, ci și prin intermediul avocaților.

Proiectul prin soluțiile promovate asigură continuarea demersurilor de simplificare administrativă prin implementarea proiectului S.I.I.E.A.S.C.Îmbunătățirea și eficientizarea serviciilor publice prestate cetățenilor în domeniul stării civilePrin implementarea proiectului SIIEASC se va reduce semnificativ volumul de hârtie prelucrată în scopul derulării fluxurilor administrative specifice emiterii actelor de stare civilă. De asemenea, se va reduce spațiul necesar depozitării, la nivel național, a tuturor arhivelor de documente rezultate în urma realizării fluxurilor administrative în cauză.

Proiect: https://webapp.mai.gov.ro/frontend/documente_transparenta/