Normele metodologice de aplicare unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă

Luni, 22 ianuarie 2024, Ministerul Afacerilor Interne a lansat în dezbatere publică proiectul hotărârii Guvernului pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă.

Proiectul de act normativ este inițiat de Ministerul Afacerilor Interne, luând în considerare necesitatea implementării proiectului Sistemului Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă (SIIEASC). Proiectul SIIEASC contribuie la implementarea Strategiei naţionale agenda
digitală (SNADR) 2020, domeniul I de acţiune e-Guvernare, Interoperabilitate, Securitate Cibernetică, Cloud Computing, Open Data,
Big Data şi Media Sociale, care are scopul de a reforma modul în care Guvernul funcţionează, permite accesul la informaţii, implică cetăţenii şi
furnizează servicii beneficiarilor externi şi interni, atât pentru beneficiul Guvernului, cât şi al cetăţenilor pe care îi deserveşte, precum şi la
îndeplinirea obiectivelor principale ale acestei strategii, precum: creşterea transparenţei actelor administraţiei publice, prin informatizarea serviciilor
publice, creşterea accesului la servicii publice digitale, administraţii publice eficiente şi scăderea costurilor de administrare publică.
De asemenea, proiectul SIIEASC contribuie la implementarea măsurilor din Strategia de consolidare a administraţiei publice și a Planului Integrat
pentru Simplificarea Procedurilor Administrative Aplicabile Cetățenilor.

Prin implementarea proiectului SIIEASC se va reduce semnificativ volumul de hârtie prelucrată în scopul derulării fluxurilor administrative
specifice emiterii actelor de stare civilă. De asemenea, se va reduce spațiul necesar depozitării, la nivel național, a tuturor arhivelor de documente
rezultate în urma realizării fluxurilor administrative în cauză.

Legea care reglementează Domeniul stării civile este Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare. Având în vedere schimbările aduse Legii nr. 119/1996 prin Legea nr. 105/2022, care modifică și completează aceasta, precum și abrogarea Ordonanței Guvernului nr. 41/2003 referitoare la dobândirea și schimbarea pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice, prin Ordonanța Guvernului nr. 26/2022 și Ordonanța Guvernului nr. 38/2023 care modifică și completează Legea nr. 119/1996, este necesară ajustarea legislației ulterioare. Dat fiind apariția SIIEASC și modificările legislative, este necesar să se reglementeze perioada de tranziție până la data specificată la art.2 alin.(4) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare. În acel moment, Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă, aprobată prin Hotărârea Guvernului nr. 64/2011, și Normele metodologice de punere în aplicare a prevederilor Convenției nr. 16 a Comisiei Internaționale de Stare Civilă, semnată la Viena la 8 septembrie 1976, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 727/2013, vor fi abrogate. Acestea au fost publicate în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 608 din 30 septembrie 2013, cu modificările ulterioare. Având în vedere acest context, este necesar să se adopte un instrument de lucru complet și actualizat, esențial pentru personalul cu atribuții în domeniul stării civile.

Prezentul proiect de act normativ urmărește punerea în aplicare a dispozițiilor legale din materia stării civile și implementarea proiectului
privind crearea SIIEASC. Proiectul de referință descrie componentele SIIEASC și modul de funcționare a acestuia, atât la nivelul ofițerilor de
stare civilă, cât și în interacțiunea cu cetățenii. Operaționalizarea sistemului informatic de gestiune a activității de stare civilă presupune armonizarea normelor metodologice incidente acestui domeniu cu noile fluxuri informatizate de lucru și cu procesele interne ale instituțiilor implicate, astfel cum impun modificările aduse Legii nr.119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
În concret, pentru atingerea obiectivelor urmărite prin noul sistem și instituirea posibilității de întocmire a actelor de stare civilă în format
electronic, dar și a celorlalte facilități, este necesară elaborarea unor norme metodologice care să stabilească:

• modul de transferare a atribuțiilor din competența autorităților administrației publice centrale în cea a autorităților administrației publice
  locale;
• mecanismul de simplificare a procedurilor specifice domeniului de stare civilă, astfel încât timpul alocat soluționării unor categorii de cereri să fie redus semnificativ;
• efectuarea comunicărilor directe necesare actualizării Registrului Național
  de Evidență a Persoanelor;
• definirea componentelor și funcționalităților SIIEASC;
• condițiile tehnice necesare informatizării stării civile;
• fluxurile de comunicații între autoritățile administrației publice;
• modalitatea de eliberare a certificatelor de stare civilă, în scopul facilitării obținerii acestora de către persoane care justifică un interes, precum și la solicitarea instituțiilor cu competențe în domeniul ordinii publice și securității naționale;
  -conținutul și modul de întocmire a Registrelor de stare civilă exemplarul I
  și II;
• modul de păstrare a Registrelor de stare civilă exemplar nr.I;
• competența soluționării cererilor de transcriere a certificatelor de stare civilă eliberate de autoritățile străine, pentru persoanele care au redobândit cetățenia română, în situația în care acestea au obținut, ulterior redobândirii, documente de identitate românești;
• forma și conținutul certificatelor de stare civilă, certificatului de divorț, extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, extraselor pentru uz
  oficial, extraselor pentru uz extern, sigiliului stării civile și parafei ofițerului de stare civilă, adeverinței de înhumare, certificatului privind
  componența familiei, adeverinței cu privire la statutul civil.
• Schimbarea formei certificatului de naștere a fost necesară ca urmare a identificării unui număr mare de erori în cadrul certificatelor de stare civilă care se emit în prezent, fără infrastructură informatică. Această măsură se impune pentru a fi făcută o delimitare între certificatele de stare civilă emise până în prezent și cele care vor fi emise prin infrastructură informatică. Având în vedere gradul înalt de erori constatate cu privire la certificatele de stare civilă care au fost emise până în prezent (este considerat grad înalt de erori prin raportare la acuratețea necesară în domeniul evidenței persoanelor, în alte situații fiind considerat un grad marginal), se apreciază că prin schimbarea formei certificatelor de stare civilă toate erorile din materia stării civile vor fi eliminate/rectificate într-o perioadă de 5 ani.

:: Anexa 1 – certificat de naștere
:: Anexa 2 – certificat de căsătorie
:: Anexa 3 – certificat de deces
:: Anexa 4 – certificat de naștere electronic
:: Anexa 5 – certificat de căsătorie
:: Anexa 6 – certificat deces electronic
:: Anexa 7 – extras act naștere
:: Anexa 8 – extras act căsătorie
:: Anexa 9 – extras deces tipizat
:: Anexa 10 – extras act naștere
:: Anexa 11 – extras act căsătorie
:: Anexa 12 – extras act deces
:: Anexa 13 – extras pentru uz extern naștere
:: Anexa 14 – extras uz extern căsătorie
:: Anexa 15 – extras uz extern deces
:: Anexa 16 – certificat divorț fizic
:: Anexa 17 – certificat divorț electronic
:: Anexa 18 – dovada stării civile
:: Anexa 19 – componența familiei
:: Anexa 20 – mențiuni
:: Anexa 21 – proces-verbal
:: Anexa 22 – sigiliu
:: Anexa 23 – adeverință de înhumare
:: Anexa 24 – extras uz oficial naștere
:: Anexa 25 – extras uz oficial căsătorie
:: Anexa 26 – extras uz oficial deces